リモートチームの管理が初めてである場合でも、現在経験がある場合でも、リモート社員と連絡を取るためのより良い方法を探しているかもしれません。
全員がオンラインで働いている場合、つながりを維持し、良好な仕事上の関係を維持するのは難しい場合があります。
同僚とのつながりを深め、全員がサポートされていると感じられるようにしたいと考えているのは、あなただけではありません。以下に、リモート社員のためのより良いコミュニケーションをするのに役立つ、今すぐ適用できるヒントをいくつか紹介します。
マネージャーとしての効果的なコミュニケーション
チームとのコミュニケーションに重点を置くことで、仕事上の関係を構築し、従業員のエンゲージメントを向上させ、仕事、チーム、会社に対するモチベーションを高めることができます。
リモートのマネージャーまたはリーダーとしての目標は、リモートの従業員が、たとえ完全に異なる時間帯で働いていたとしても、サポートされていると感じ、互いにつながりを持てるようにすることです。
ただし、チームの個々のメンバーに連絡する前に、リモートワーカーとして自分自身を内省することが重要です。同僚に最高のサポートを提供したいと考えていますが、 仕事に引っ張られすぎてはいけません。
他の人とコミュニケーションをする前に自問すべきこと:
- 今の私の気分はどうですか？
- 私は身体的にも精神的にも会話をするのに適切な状況ですか?
- 今、誰かとの1対1に集中できなくなるような問題はありますか?
リモート社員と連絡を取る方法
リモート社員と連絡を取り合い、サポートされていると感じられるようにするには、直属の従業員とのコミュニケーションをスケジュールする必要があります。
あなたがチームリーダーであっても、会社を経営する幹部であっても、思いやりとリモートサポートの文化を持つことを優先してください。従業員はその取り組みに感謝し、リモートワーク環境がより前向きで生産的になることに気づくでしょう。
ここでは、リモート従業員とのチェックインを成功させるためのヒントをいくつか紹介します。
定期的なコミュニケーション
適切なバランスが必要なので、リモート社員とのコミュニケーションにはコツが必要です。
従業員を細かく管理してはなりません（また、そうすべきではありません）。細かく指示してくる管理者を好む人はいませんし、管理者は社員を信頼していないと感じさせてしまいます。けれども、コミュニケーションの頻度が非常に低い場合は、非協力的または無関心な印象を与える可能性があります。
ここでできることはいくつかあります:
- 定例ミーティング：WEBミーティングを定期的に設定します。毎週または隔週くらいのペースです。
- ミーティングは先ず人間関係にフォーカスし、次に作業項目にフォーカスします。
Slackなどのメッセージアプリやメールを介して簡易的なチェックインを行うこともできますが、社員を絶えず攻撃しないでください。常にあなたに応答しなければならないことでストレスを感じないよう、彼らが自分の仕事に集中できるようにしましょう。しかし、1対1のスケジュールの合間にメッセージを入れることで、チームのことを考えており、サポートを求めていることを示すことができます。
手段は限定しない
リモートワークでは、いわゆる「Zoom疲れ」を感じやすくなります。しかし基本的に、リモート社員は、WEB会議プラットフォーム (Zoom など) を継続的に使用すると、疲れたり、燃え尽き症候群になったりします。
対面でのやり取りはまったく問題ありません (そして推奨されます) が、コミュニケーションに関してはチームに選択肢を与えてください。
ビデオが嫌な場合は、カメラをオフにしておきます。電話を希望する場合は、電話をかけてください。簡単な音声チャットができる「ハドル」機能を備えた Slack を使用するのも良いでしょう。
これにより、ビデオを見る必要性を常に感じている従業員のストレスや不安が軽減されます。また、それはその人にとって良い休憩を作り、彼らがあなたとどのようにコミュニケーションを取りたいかを尊重することを示します。
進捗だけでなく状況はどうなっているのか尋ねてください
多くの場合、マネージャーは、特定の週に進行している特定の仕事やプロジェクトに関する質問に入りやすいものです。これはリモート社員とのコミュニケーションにおいて依然として重要ですが、それを主導したり、その側面のみにフォーカスすることは避けるべきです。
リモートワークはチーム各人によって異なる場合があるため、状況がどうなっているか尋ねることをお勧めします。それは仕事に関連している必要はなく、生活全体の様子でも構いません。
これは、各人をよりよく理解するための素晴らしい方法であり、彼らが何に苦労しているのか、そしてどのように彼らをサポートできるのかを理解するのに役立ちます。さらに、個人的に直面している課題を軽減する可能性のある会社のリソースや福利厚生を彼らに案内することもできます。
以下の質問から始めるとよいでしょう。
- 「ここまでの一週間の調子はどうですか？」
- 「あなたとあなたの家族は元気ですか？」
- 「何か大変なことが起こっているので、私がお手伝いできることはありますか？」
- 「今週、私がお手伝いできる課題はありますか?」
そこから、その人が取り組んでいる可能性のある仕事やプロジェクトの範囲に進み、サポートを提供できるようになります。このプロセスは、あなたが本当に気にかけていて、可能な限り助けたいと思っていることを示しています。
サポートへのアクセスを確認してください
あなたの会社が従業員をサポートする素晴らしい福利厚生、能力開発、その他のツールを提供していることを願っています。チームレベルでいくつかの機能を追加できる場合もありますが、サポートは会社全体で利用できる必要があります。
あなたの会社は、 フィットネス、メンタルヘルス、ウェルネスサポートなどの健康関連や、または LinkedIn Learning などの学習ツールを提供していますか? もしそうなら、従業員はこれらのオプションとそれらにアクセスする方法について知っていますか?
リモート社員とのコミュニケーション中に、これらの会社の福利厚生やプログラムについて思い出させるとよいでしょう。それぞれについて詳細な情報を共有し、社員がどのようにセットアップできるかについての詳細を提供します。
また、人事部と連携して物事を整理したり、チームにとって有益だと思われる他のプログラムを提案したりすることもできます。1 つに取り組むだけで、会社全体にとっても価値のあるものになる可能性があります。
従業員にリソースを案内するだけでなく、導入されているリソースについてどう思うかを尋ねることもできます。また、人事や会社のリーダーに伝えることができるように、役立つプログラムの提案を求めてください。
フィードバックを求めてください
誰かとのコミュニケーションを終了する前に、会話についてのフィードバックや、あなたに何を望んでいるのかを尋ねるのも良い機会です。
レビュー中に従業員にフィードバックを与えることはできますが、これは従業員に発言権を与え、より良いリーダーになれる素晴らしい方法です。
このときは、従業員が叱責されたり評価されることを心配せずに、ニーズや懸念を表現できるようにしたいときです。
このフィードバックを求めることで、今後のサポート方法を確実に改善することもできます。そして、それはあなたが彼らの仕事の質を継続的に向上させる方法を考えていることを示しています。また、自分が正しいことをしていると思い込むのではなく、彼らのニーズに適切に対応していることを確認するのにも役立ちます。
コミュニケーション後のフォローアップ
コミュニケーションを終了する前に、チームメンバーが会話に満足しており、次のステップについて明確であることを確認する必要があります。
従業員が話を聞いてくれてサポートされていると感じられるように、会話に基づいて行うアクションを必ず繰り返してください。また、次回までに彼らのために何を達成する予定であるかについても説明します。
また、この会話を個人的に振り返り、従業員が仕事、成長、健康、職場での幸福をサポートされていると感じられるようにするためにリーダーとして何ができるかを個人的に考える良い機会でもあります。
チェックイン後、会話の要点をいくつかフォローアップし、次の 1 対 1 までに双方がとるべき次のステップを確認する必要があります。これは、あなたが話を聞いており、積極的に行動を起こす準備ができていることを示しています。
まとめ
心配しないでください。すべてが完璧に正しく行われるわけではなく、コミュニケーションの進行には時間がかかる場合があります。しかし、ほとんどの従業員はあなたの真の努力に感謝しており、定期的なつながりを楽しみにしているでしょう。
リモートでのチーム管理は非常にやりがいのあるものですが、オフィスにいる場合とは異なる課題も生じます。ただし、上記のヒントを使用して、チームとより効果的に連絡を取ることができます。
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